校属各单位：

为进一步规范和加强我校学生学籍学历管理，维护正常的教育教学秩序，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）、《江西应用科技学院学生学籍管理规定（修订）》（应科院教字〔2020〕32号）的要求，制定我校学籍学历管理工作方案。

一、加强组织领导

为认真落实省教育考试院关于规范和加强高校学生学籍学历管理要求，认真开展新生学籍注册、在校生学年注册、学历证书管理与电子注册、加强学籍档案管理等工作，学校成立了以党委书记和校长为组长的学籍学历管理工作领导小组，全面负责学校的学籍学历管理工作，成员及职责如下：

组 长：彭迪云 黄士安

副组长：干甜 席方宽 陈恳 李建萍 王立

成员部门：

纪委（纪检督察信访综合办）、招生办、教务处、学生工作（部）处、保卫处、各教学院等单位主要负责人

领导小组下设办公室，办公室设在教务处。

办公室主任：教务处处长（兼）

主要职责：

1.研究制定《江西应用科技学院关于加强学籍学历管理工作实施方案》。

2.全面负责学籍学历管理工作。新生学籍注册、在校生学年注册、学历证书管理与电子注册、加强学籍档案管理等工作，由分管教学副校长牵头，细化任务分工，层层压实责任。

二、各单位的职责分工

（一）教务处

1. 规范新生学籍注册、在校生学年注册流程

（1）严格按照招生办录取名册、录取照片和报到入学新生名单，及时登录中国高等教育学生信息网进行新生学籍电子注册，并确保新生学籍电子注册信息完整、真实、准确。

（2）严防同姓名、同身份证号重复注册。每个学生在同一学习时段，只允许注册一个全日制学籍。严禁不核实学生实际报到情况就进行学籍电子注册；不得在新生入学报到环节更改新生录取专业并进行学籍电子注册；不得将艺术、体育类专业调整到普通类专业；不得将外国语中学推荐保送录取的学生调整到非外语类专业。

（3）新生学籍电子注册工作完成后，督促指导所有新生及时登录中国高等教育学生信息网核查个人身份信息和学籍注册信息，对于发现的问题及时核实纠正；

（4）按照普通高等学校在校生学年电子注册有关要求，对在校生上一学年的学籍变动、学籍记载、学籍注销等情况进行核实，按时、规范、准确、完整地标注当年电子信息，确保学籍库中每个学生的学籍状态客观、真实。

2. 严格学历证书管理与电子注册

（1）严格按照高校学生管理有关规定，规范学历证书的颁发和电子注册，建立健全学历证书核查机制。将学生毕业照片与录取照片、入学照片、居民身份证照片进行人像比对，对人像比对不一致、违反招生规定、无学籍、空挂学籍或不具备毕业学生不得颁发学历证书；无合格学历证书，不得电子注册。学历注册并提供网上查询后，不得变更证书内容及注册信息，并不再受理学生信息变更事宜。

加强对历届毕业生遗留学籍的清理工作。对确已完成学业的毕业生，在核实有关信息后，及时补做学历电子注册工作；对没有完成学业而已退学的学生，及时做好学籍撤销工作。

    3. 加强学籍档案管理，建立健全学籍管理岗位责任制度

（1）进一步完善学籍档案管理制度，规范做好学籍档案收集整理、检查核对、鉴别归档、保管使用、转送移交等工作，学籍档案应包括学生身份信息、学籍注册信息、学年注册信息、学籍变动、学籍记载（含学业考试情况、社会实践情况、奖罚情况等）、学历注册信息等内容，确保学生报到入学到毕业离校全过程学籍档案真实准确、规范完整。积极利用现代信息技术，推进学籍档案电子化，采用纸质、电子等多种保存形式，确保学籍档案长期保存。

（2）进一步完善学籍管理审核、办理、审批制度。做到依法正确采集、管理和使用学生信息，及时、据实标注学生学籍状态，确保学籍信息准确无误和数据安全。

（3）进一步加强学籍管理人员队伍建设，明确学籍管理责任人职责权限，强化业务培训，保持队伍相对稳定，不断提升学籍注册及档案管理业务水平。

（二）招生办公室

及时向教务处学籍科提供录取名册、录取照片和报到入学新生名单，对于教育部学信网学籍管理系统未提供相关信息的已录新生，及时与有关省份招生考试机构联系核实情况，属于漏报或延报的，要及时补报录取数据和照片。

（三）学生工作（部）处

负责与各学院分管学生工作的书记及辅导员协调沟通，协助学院做好新生入学资格审查、录取资格复查、新生登录中国高等教育学生信息网核查个人身份信息和学籍注册信息等工作。

（四）纪委（纪检督察信访综合办）

对学生学籍学历管理工作进行全程监督，对在工作中敷衍塞责、玩忽职守、徇私舞弊，致使学生学籍学历信息有误的相关人员，将严肃处理，保证学籍学历管理的各项措施有效落实。

（五）各教学院

1.新生学籍电子注册工作完成后，督促指导所有新生及时登录中国高等教育学生信息网核查个人身份信息和学籍注册信息，对于发现的问题及时上报教务处学籍科核实纠正。

2.按照普通高等学校在校生学年电子注册有关要求，对在校生的学籍变动、学籍记载、学籍注销等情况进行初步核实，按时、规范、准确、完整地上报教务处学籍科。

3.严格按照高校学生管理有关规定，安排专人对学生毕业照片与录取照片、入学照片、居民身份证照片进行人像比对，将比对结果报教务处学籍科。

4.规范做好学籍档案收集整理、检查核对、鉴别归档、保管使用、转送移交等工作，确保学生报到入学到毕业离校全过程学籍档案真实准确、规范完整。